Novinka: OUTPLACEMENT   Viac info

Význam spätnej väzby nielen pre HR

Význam spätnej väzby nielen pre HR

Dušan Straňák, 4.6.2018

V manažérskej praxi ale aj v oblasti HR je spätná väzba významným aspektom. Napriek tomu málo používanou technikou vedenia kolektívu či komunikácie s klientmi. Pýtate sa, prečo je tomu tak? Tajomstvo „tkvie“ v tom, že mnohí manažéri, recruiteri či headhunteri zastávajú svoju pozíciu s pocitom neomylnosti. Nedovolia svojim podriadeným alebo pohovorovaným kandidátom, aby vyjadrili svoj vlastný názor či postoj, ktorý sa spája s vnímaním potenciálneho zamestnávateľa.

Nechcú počuť čo nepovedali a nemajú záujem vidieť inú stránku veci. Chyba! Spätná väzba sa stáva významným kameňom úrazu. Jedným z dôsledkov je strata motivácie k rozvoju a inováciám zo strany zamestnancov alebo nezáujem o komunikáciu v prípade ďalšej pracovnej ponuky od zamestnávateľa, s ktorým sa na pohovore kandidát stretol. V rámci našich tréningov na rozvoj manažérskych zručností je niekoľko situácií, keď od účastníkov vyžadujeme spätnú väzbu na svojich nadriadených ale na moju otázku, či aj v skutočnosti od nich nadriadený vyžaduje spätnú väzbu, až príliš často vídam negatívnu reakciu.

Kedy sa stretávame so spätnou väzbou ako recruiteri?

Získavanie spätnej väzby na kandidátov od klientov, a naopak, zväčša prebieha počas osobného stretnutia (resp. pohovoru) medzi nimi. A následne ju komunikujeme priamo kandidátom, resp. klientom. Informovanie o spätnej väzbe považujeme za veľmi dôležité, a to nielen z pohľadu zhodnotenia priebehu pracovného pohovoru a ďalšej možnej spolupráce. Poskytovanie kvalitnej spätnej väzby totiž napomáha k budovaniu vzťahov, k rozhodnutiu o smerovaní kariéry a v neposlednom rade vedie aj k možnosti získania informácií o aktuálnom trhu práce. Ako recruiteri sa stretávame s tým, že aj keď kandidát napokon nedostane konkrétnu pracovnú pozíciu, vhodným odkomunikovaním spätnej väzby nestratí dôveru voči klientovi a v prípade inej pracovnej ponuky je naďalej otvorený komunikácii. Čo považujeme za pozitívny aspekt zrealizovanej spätnej väzby v oblasti HR.

Aké sú pravidlá spätnej väzby?

  1. Overte si, či ten druhý stojí o spätnú väzbu a či je schopný si ju vedome vypočuť a prijať ju bez negatívnych dopadov. Predídete tým nepríjemnej reakcii.
  2. Popíšte iba to, čo bolo možno konkrétne pozorovať. Vyhnite sa citovej stránke. Nesprávna spätná väzba je napr.: „Nenechal si ma vysloviť môj vlastný názor a to ma naštvalo.“
  3. Nehodnoťte, neinterpretujte, neanalyzujte. Nesprávna komunikácia: „Vidím, že sa o tím málo zaujímaš!“ alebo „Ty si tu ten dominantný!“
  4. Hovoriť je potrebné vždy za svoju vlastnú osobu. Vyhnite sa používaniu: „my“, „ono“, „sa“.
  5. Každá spätná väzba musí byť podaná tak, že sa dá obrátiť, t.j. ten druhý môže bez obáv povedať to isté na toho prvého.
  6. Spätná väzba má prebiehať krátko po situácii, ktorej sa týka. Nahromadená spätná väzba pripomína skôr všeobecné zúčtovanie.
  7. Spätná väzba by mala brať ohľad na kapacitu toho druhého prijímať informácie. Dlhá a únavná spätná väzba nemá zamýšľaný (nápravný) účinok.

 

Aké sú naše rady pre príjemcu spätnej väzby?

  1. Pozorne si vypočujte a vnímajte celú spätnú väzbu.
  2. Nenamietajte, nepokúšajte sa niečo vysvetľovať alebo sa v tom momente obhajovať.
  3. U nejasných výpovedí môžete klásť otázky, ale snažte sa skôr aktívne počúvať.
  4. Pre úspech spätnej väzby je tiež dôležité vybrať si správnu formu.

 

Aké sú formy spätnej väzby ?

Popisná spätná väzba

Ide o popis problému a priamej otázky, ktorá nabáda k riešeniu... „Uvedomuješ si to? Ako môžeme túto vec vyriešiť?“

Spätná väzba vo forme návrhu

„Peter, mám jeden návrh, ktorý by mi výrazne pomohol v našej vzájomnej spolupráci. Keď mi budeš dávať svoju správu skutočne včas, tak ako sme sa dohodli, umožní mi to dodržiavať môj vlastný časový plán...“

Spätná väzba s použitím flip chartu

Každý člen tímu má jeden papier flip chartu pripevnený na stene. Vedúci tímu moderuje diskusiu, pri ktorej každý člen tímu napíše na papier každému svojmu kolegovi tri veci:

  • ktoré by hodnotená osoba mala začať robiť, aby pomohli zvýšiť efektivitu

  • ktoré by mala hodnotená osoba prestať robiť

  • ktoré by mala hodnotená osoba naďalej robiť.

Vlastná spätná väzba s potvrdením alebo vyvrátením

Každý člen tímu sumarizuje, ako vidí seba samého, svoje silné stránky a príležitosti k zlepšeniu. Ostatní členovia tímu sú požiadaní, aby tieto skutočnosti potvrdili alebo vyvrátili.

Výmena „receptu“

Členovia tímu si vzájomne vymenia „recept“, napr.: „Aby si bol/a efektívnejší/ia v práci, predpísal/a by som ti….“

 

Samozrejme, je viacero foriem ako získať spätnú väzbu, či už personalizovanou alebo anonymnou formou. Viac foriem a cvičení môžete získať na školení. Napríklad aktuálny kurz: Moderné metódy vo vedení a riadení ľudí, ktorého súčasťou je aj spätná väzba, 21.júna v Trenčíne môže byť dobrou voľbou na zlepšenie v tejto oblasti.

Na záver vám prinášame TIP na cvičenie k zlepšeniu spätnej väzby. Buďte aj vy pokrokový a správny manažér s citom pre spätnú väzbu – precvičte sa doma s partnerom alebo v pracovnom prostredí, ak budete mať príležitosť! Vyskúšajte ho aj vy, a dajte nám vedieť ako ste dopadli  ;)

  1. Vyhľadajte príležitosť pre pozitívne uznanie druhých: toto sú prvé krôčiky ako začať so spätnou väzbou.
  2. Požiadajte partnera alebo nadriadeného o rozhovor a opíšte správanie (resp. situáciu), a to konkrétnymi slovami.
  3. Vyhnite sa používaniu humoru alebo sarkazmu. Situáciu opíšte bez emócií.
  4. Keďže ide o pozitívne uznanie, nespájajte toto vyjadrenie spätnej väzby s kritikou.
  5. Vysvetlite dopad situácie resp. správania na organizáciu, prípadne na tím.
  6. Na konci vyjadrenia povedzte „ďakujem“. Oceňte vypočutie.
Dušan Straňák
Dušan Straňák

Koučingu a školeniu manažérskych pozícií a tímov sa venujem od roku 2006. Štyri roky som pôsobil v Anglicku a Írsku ako lektor. Dnes pomáham spoločnostiam s projektmi a stratégiou riadenia a tvorím T&D roadmapy pre klientov vediem kurzy na podporu oddelení ako nákup, predaj, marketing a stredný manažment. Zameriavam sa na koučovanie, trénovanie, mentoring a konzultácie.