Biznis raňajky - jeseň 2019   Rezervovať termín

Viete ako správne písať e-maily?

Viete ako správne písať e-maily?

Jana Sliacka, 14.5.2018

Pracujete cez e-maily ako my, recruiteri, headhunteri, personalisti, alebo ako pracujú manažéri a riaditelia firiem? Potom budete poznať väčšinu z našich odporúčaní... alebo sa naučíte niečo nové, vďaka čomu bude vaša e-mailová komunikácia ukážková a príťažlivá. Tu sú naše tipy na správne písanie e-mailov.

Oslovte adresáta gramaticky správne

E-maily sú vo veľa prípadoch každodennou rutinou, a preto by ste mali ovládať aj oslovenie adresáta, ktorému je e-mail určený. Ale povedzme si pravdu, že naša slovenčina je mnohokrát komplikovaná... :) Ako teda na oslovenie potenciálneho kandidáta do zamestnania alebo ako na oslovenie klienta?

Oslovenie môžeme vystavať prinajmenšom dvoma spôsobmi. Osvojte si tieto dva spôsoby a budete e-mail začínať gramaticky správne:

Dobrý deň, pani Horná,

Kontaktujem Vás...

ALEBO

Vážená pani Horná,

Ďakujem Vám za...

Vždy vypisujte predmet e-mailu

Ak chcete mať vo svojej e-mailovej schránke poriadok a ak sa chcete v doručených správach vyznať, je potrebné sa svedomito venovať predmetom e-mailov. Rovnako ako vy, tak aj odosielatelia, od ktorých e-maily dostávate, by mali tieto pravidlá správneho označovania e-mailov dodržiavať. Je to jednoduché! Čo je obsahom vašej správy? Aké je to – kľúčové slovo – ktoré by ste použili na definovanie hlavnej myšlienky správy? Predmet e-mailu by mal mať maximálne 6-8 slov, mal by určite obsahovať kľúčové slovo – čoho sa e-mail týka.

Formulovať predmet e-mailu môžete aj takto:

Žiadosť do zamestnania – Dátový analytik

Buďte stručný

Držte sa toho, že e-mail nie je chat ani sociálna sieť. Ide o profesionálnu komunikáciu, ktorá by mohla Vašim klientom a spolupracovníkom nielen poskytnúť relevantné informácie, ale aj šetriť čas. Komunikácia prostredníctvom e-mailu má mať logiku a jasné ciele. Držte sa podstaty veci, neodbiehajte k inej téme a pred napísaním si premyslite hlavné body správy.

Vy, Ty, tebe, vám...

Určite ste sa niekedy stretli s tým, že ste dostali e-mail, kde boli slová ako TY, alebo Tvoj s veľkým začiatočným písmenom... Nevedeli ste prečo? V reklamných textoch, návodoch a pokynoch sa tieto zámená píšu s malými písmenami, ale v písomnom styku – osobnej korešpondencii, sa Váš, Vy, Tvoj, Ty píšu s veľkými písmenami, a to na znak úcty. Aj v prípade množného a aj v prípade jednotného čísla.

Vyhnite sa písaniu veľkými písmenami

Písanie veľkými písmenami nie je šťastným riešením. Dôvodom je práve zlá čitateľnosť. Ani v marketingových textoch by ste nenašli veľa riadkov s veľkými písmenami, pretože sa ľudskému oku čítajú oveľa ťažšie ako malé písmená. Ak chcete niektoré zo slov zvýrazniť, tak je to vhodné, ale určite nepoužívajte túto metódu na celé odseky textu.

Pod e-mail sa podpíšte

Nezabudnite, že e-mail nesmie byť odoslaný bez vášho podpisu. Ak nemáte nastavený automatický podpis, tak sa s tým musíte pasovať pri každom jednom e-maile. Presne tak ako sa ešte aj dnes používajú zdvorilostné formulky, ktoré sú znakom slušného správania, rovnako tak patrí k profesionalite aj uviesť vaše meno a pozdrav, ktorým sa s adresátom príjemne rozlúčite. Záver e-mailu, v ktorom ste ako recruiter oslovili kandidáta alebo klienta, by mal vyzerať nasledovne:

Tešíme na spoluprácu s Vami.

S pozdravom

 

Mgr. Meno Priezvisko

Senior personalista

Tel.:

Email:

 

Názov spoločnosti :

Adresa spoločnosti :

Webová stránka:

Odkaz na projekt/web/výzvu...

Baner...

 

Odkaz na osobný profil na LinkedIn...

 

Neposielajte e-maily večer alebo v noci

Neposielajte pracovné e-maily v skorých ranných alebo neskorých večerných hodinách. Naznačujete tým, že pracujete navyše, nadčasy, pretože v bežnom pracovnom kolotoči to nestíhate. Preto si posielanie e-mailov nechajte na efektívnejšie doobednajšie alebo poobednajšie hodiny. Ak už musíte pracovať aj večer, tak si e-maily pripravte do konceptov alebo použite funkciu „odoslať neskôr“ či „pozdržať doručenie“, v ktorých si môžete nastaviť čas, kedy má byť e-mail doručený adresátovi.

A na záver: Nie každá správa musí byť dôležitá

Ak označujete každú správu ako dôležitú, potom toto triedenie stráca význam. Adresáti, ktorým neustále zasielate urgentné správy s vysokou dôležitosťou vás časom začnú ignorovať a prehliadnu aj to skutočne podstatné. Nezahlcujte im schránku červenými správami!

Zdroj:style.hnonline.sk, visibility.sk, unsplash.com

Jana Sliacka
Jana Sliacka

V recruitingu sa pohybujem od roku 2006. Od akčných začiatkov a viac ako 500 úspešne zrekruitovaných kandidátoch v roli personálnalneho konzultanta, cez manažéra projektu 100% Interviewed Applicants som dospela až k pozícii projektového manažéra cvmango.com. Teraz už neobsadzujem iba dream-joby, ale pomáham klientom nájsť tie najlepšie talenty do ich dream-teamu.